7 elementos básicos del Sistema de Normatividad en las Organizaciones

En el caso particular de las organizaciones, es necesario que existan normas que determinen claramente el actuar esperado de los individuos que ahí colaboran Fundamental es que las normas sean formalmente plasmadas en documentos escritos y las actividades que deberán realizarse en el tiempo para contribuir a los objetivos estratégicos del negocio. Dichas reglas deben entonces estar alineadas con la misión y visión de la empresa y difundirse adecuadamente entre los distintos niveles de la organización.

No basta solo con desarrollar documentos. Es necesario aplicarlos a la operación cotidiana de la empresa e ir adecuándolos de acuerdo a las necesidades que se vayan presentando.

Un sistema de normatividad integral es la mejor recomendación para prever que las disposiciones emitidas por los accionistas, consejeros y la alta dirección, se reflejen en una convivencia armónica entre los empleados y en una mayor facilidad para alcanzar el logro de los objetivos planteados.

Sistema normativo organizacional

El sistema de normatividad permite que las compañías puedan evolucionar sin que sus dueños o accionistas principales tengan que estar revisando el tema de manera permanente, permitiendo que los órganos de gobierno (llámese consejo de administración o comités de apoyo) puedan centrarse en la gestión estratégica y vigilancia de la organización.

Con la implementación de políticas claras debidamente comunicadas a todos los miembros de la organización, solo se requiere mantener un control de gestión básico para dar seguimiento a la compañía, realizando los ajustes correspondientes solo cuando así se requiera y buscando siempre una mejora en los procesos normales de operación de la compañía.

Elementos del Sistema Normativo

A continuación se enuncian de manera enunciativa, más no limitativa, algunos elementos que conforman el sistema normativo en una organización:

01Políticas Corporativas. Desarrollan los principios reflejados en el Modelo de Gobierno Corporativo de la Sociedad y contienen las pautas que rigen la actuación de la Sociedad y las sociedades de su Grupo, de sus administradores, directivos y empleados, en el marco del plan estratégico y de la visión y valores de la Sociedad.

02Manual de funciones y responsabilidades. Que está compuesto por: la descripción básica del puesto; objetivo estratégico del puesto; funciones básicas; personal relacionado por el cargo; perfil del puesto.

03Manual de procedimientos. Orientado a especificar a detalle las actividades que se ejecutan en la organización con objeto de unificar criterios al interior de la empresa, recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información.

04Estructura orgánica de la empresa. Esta estructura inicial debe permitir reunir todas las actividades que debe ejecutar la empresa bajo los diferentes grupos de trabajo, secciones o departamentos. Es importante que cada grupo de trabajo se pueda enmarcar con metas, objetivos específicos y procesos.

05Manual de normas administrativas. Contiene lo relacionado con nómina, bonificaciones, incentivos, vacaciones, permisos, etc.; así como las normas relacionadas con las acciones de carácter disciplinario.

06Lineamientos de contratación de personal. Describe las políticas de la compañía en materia de selección, contratación y evaluación del personal y detalla los procedimientos que se deben seguir en cada uno de los aspectos.

07Código de ética o reglamento laboral. Esta normatividad incluye las prohibiciones en el comportamiento dentro de la empresa, comportamiento fuera de la empresa que afecten la imagen o los intereses de la empresa, el nivel de gravedad de las faltas y las posibles acciones disciplinarias que debe tomar la organización en cada caso.

En el caso del manual de normas administrativas y de la redacción del reglamento laboral, se debe seleccionar un grupo de trabajo con los jefes de área, los jefes de sección y de departamentos, preferiblemente con un grupo de asesores expertos en el tema, entre los cuales se debe involucrar a un abogado experto en legislación laboral. Lo importante del manual de normas administrativas es que éste se ajuste a la estructura de la empresa, a los requerimientos del personal y a la legislación del país.

La implementación de ambos documentos es sencilla pero lo que se requiere es divulgarlos a todos los niveles de la empresa, presentar conferencias para aclarar dudas, repartir folletos entre los empleados, es decir, una campaña de difusión efectiva. Además la alta dirección debe velar por el cumplimiento de dichas normas. En la práctica, cuando se hace un proceso adecuado de divulgación, reuniones de discusión y charlas de aclaración de las normas, casi se da por sentado su conocimiento en la empresa y su aplicación se vuelve inmediata.

El Sistema de Normatividad de una organización se debe acompañar con una definición de roles clara para evitar pérdidas de tiempo o consecuencias negativas imprevistas...

El contar con políticas, lineamientos y procesos adecuados dentro de una empresa, permite que todos los colaboradores identifiquen la forma de trabajo de la organización y la autonomía que corresponde a cargo y sus responsabilidades.

Beneficios de implementar adecuadamente un sistema de normatividad

• Empleados en sintonía con los objetivos de la empresa.
• Los proces os se ejecutan sin contratiempos.
• Reuniones periódicas ágiles.
• Bajo estrés laboral.
• Baja deserción.
• Empleados con sentido de pertenencia en la empresa.
• Generación de ideas por todas las áreas de la empresa.
• Jornadas laborales normales y trabajo oportuno.
• Información de calidad y a tiempo con las personas adecuadas.